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1) Niente posti riservati per le autorità

Quando un’autorità arriva a un convegno non dirà mai: dov’è il mio posto a sedere? Salvo poi offendersi a morte se non lo fate accomodare a dovere. Purtroppo ci sono persone che per il ruolo che ricoprono si aspettano di depositare l’augusto deretano in un posto ben determinato. Tale posizionamento geografico delle chiappe reali non è variabile, ma scolpito nella mente di un VIP come l’Ave Maria. Può piacere o non piacere, ma così è, e ci sono fior di regole e regolette da rispettare. Un manuale di cerimoniale e una pianta di sala vi risparmieranno tanti dispiaceri, mentre per tirarsi su consiglio i classici del pensiero anarchico.

2) Nessuno fa caso a cosa succede tra una proiezione e l’altra

Ormai le videoproiezioni sono l’essenza di qualsiasi convegno. Personalmente le odio, anche perché nessuno può avere la stessa luminosità di uno schermo, a meno che non adotti le opportune contromisure (vedi foto). Ma tant’è: il “povero-point” (come lo chiama Giacobazzi) impera e pare non se ne possa più fare a meno. Cosa vi costa creare un wallpaper personalizzato con la grafica del convegno, in modo da offrire un’immagine davvero professionale? Ho visto sindaci dignitosi parlare dei problemi del traffico della loro brumosa città emiliana davanti a cartoline delle Hawaii, foto di Mirabilandia e ridenti famigliole di bambini sdentati.

3) Il tecnico di sala non serve

La tecnologia è una brutta bestia, ci vuole poco perché smetta di funzionare. Io sono in grado di fare marciare mixer, pc, microfoni, proiettori, frullatori, console per videogiochi, casse audio, volendo anche qualche amplificatore per chitarra e basso. Ed è proprio la mia esperienza nelle cantine che mi ha insegnato una cosa: o sei bravo come Jimi Hendrix, o quando ti esibisci su un palco è meglio avere nelle vicinanze un tecnico bravo e sveglio che ti tiri fuori dai guai. L’imprevisto capita sempre ed è meglio avere qualcuno che se ne occupi, mentre tu distogli l’attenzione del pubblico dando fuoco alla tua Fender.

4) Funzionerà tutto al primo colpo

Dobbiamo fare uscire l’audio dal PC perché il solito spiritosone ha messo le canzoncine nel Powerpoint senza avvertire. Vi è mai capitato a metà di un convegno? Quando parlo di fronte a un pubblico, o quando sono responsabile della buona riuscita di un evento di comunicazione, cerco sempre di fare una prova il giorno prima, alla presenza del tecnico di sala e dei principali collaboratori che saranno coinvolti. Non è paranoia, è spirito di conservazione. I microfoni senza fili hanno le pile di riserva? PC e proiettore si parlano senza problemi? Meglio saperlo prima per non dovere attingere di continuo al proprio repertorio di barzellette.

5) I giornali ne scriveranno sicuramente

L’oroscopo? Un notizione. Gli orari delle farmacie? Uno scoop. Affrontate la realtà: qualsiasi giornale, anche il più scrauso, ha di meglio da scrivere. No, davvero. In termini di notiziabilità qualsiasi cosa passa davanti a un convegno, anche le parole crociate. Non fatevi ingannare dai TG nazionali, perché la notizia in tal caso non è l’incontro, ma il politico di turno che lo usa come vetrina e ha piazzato al suo posto il capo del giornalista che segue il convegno. L’unica cosa su cui potete giocare è l’organizzazione: avere a disposizione un buon ufficio stampa (e non dovete essere necessariamente voi). Saprà come tenere i rapporti con i quotidiani, come e quando mandare le foto e trarre qualche spunto anche dall’intervento più deprimente. E soprattutto avrete qualcuno a cui dare la colpa.

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